NUESTRA POLÍTICA DE PRIVACIDAD: CÓMO USAMOS SUS DATOS

Al igual que usted, nos preocupamos por su privacidad. Este aviso de privacidad explica cómo, cuándo, dónde y por qué utilizamos su información, y proporciona asesoramiento sobre sus derechos respecto de cómo se utiliza su información. 

En este aviso de privacidad, "nosotros", "nos" o "nuestro" se refiere a:

ASK4 Limited
Devonshire Green House
14 Fitzwilliam Street
Sheffield, S1 4JL
Reino Unido. 

Somos los "responsables del tratamiento" de los datos personales que recopilamos o utilizamos sobre usted, y somos los responsables y encargados de determinar los fines para los que se trata su información personal y los medios por los cuales se trata la misma. 

Si accede a nuestros servicios desde fuera del Reino Unido, podemos compartir esta responsabilidad con una de nuestras sucursales o empresas del grupo locales. Los detalles de las mismas aparecen al final de esta política. 

Esta política no se aplica a la información que recopilamos como parte de nuestros procesos de contratación o sobre nuestros empleados o accionistas.

CÓMO RECOPILAMOS Y UTILIZAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL

La información que recopilamos sobre usted dependerá de la forma en que interactúa con nosotros y el tipo de productos y servicios que ha adquirido. A continuación explicamos las diferentes maneras en que utilizamos su información personal.

Información que recopilamos cuando navega por nuestro sitio web

Información que recopilamos:

Para poder proporcionar nuestro sitio web, es necesario que tratemos cierta información suya transmitida automáticamente para que su navegador pueda mostrar nuestro sitio web y usted pueda utilizarlo. La siguiente información se recopila automáticamente en cada visita que realiza a nuestro sitio web, y se almacena en nuestro servidor de archivos de registro:

  • Fecha y hora de la visita a nuestro sitio web.  

  • Contenido del requisito (página concreta).

  • Estado de acceso/código de estado HTTP.   

  • Navegador y sistema operativo utilizados.  

  • Idioma y versión del software del navegador.  

  • Cómo interactúa con nuestro sitio web (como las áreas en las que ha hecho clic).

Utilizamos cookies para conseguir que nuestro sitio web esté disponible para usted. Las cookies son archivos de texto que se almacenan en el navegador de Internet o mediante el navegador de Internet cuando visita un sitio web en su sistema informático. Los detalles sobre las cookies que utilizamos aparecen en nuestra política de cookies. 

Recopilamos información si se registra para utilizar nuestro servicio a través de uno de nuestros sitios web.

También podemos recopilar información si publica material en nuestro sitio web, participa en las encuestas de los clientes o rellena otros formularios en nuestro sitio web. En este caso, la información que recopilamos es la de los datos personales que haya facilitado. Esto normalmente incluye lo siguiente:

  • Su nombre

  • Su dirección de correo electrónico para enviarle una respuesta 

  • El resto de la información que usted nos envíe en relación con su mensaje o la participación en la encuesta.

Cómo utilizamos su información:

La información recopilada a través del navegador es necesaria para que pueda visitar el sitio web, mejorarlo y garantizar la seguridad del mismo. No recopilamos su dirección IP. 

  • La información que recopilamos cuando se registra para obtener nuestros servicios se utilizará para los fines descritos en la sección "Si utiliza un servicio para estudiantes, viviendas residenciales o empresas" que aparece a continuación.

  • Normalmente utilizaremos la información publicada en nuestro sitio web, o bien recopilada a través de encuestas o formularios, como parte de nuestra investigación de mercado y para mejorar nuestros productos y servicios.

Base jurídica para esta recopilación:

Sea lo que sea lo que hacemos con su información, necesitamos una base jurídica para hacerlo. Tratamos sus datos personales para la provisión técnica de nuestro sitio web basándonos en los siguientes fundamentos jurídicos:

  • En aquellos casos en los que recopilamos información como parte de una investigación sobre nuestro servicio o como parte del proceso de registro para la obtención de nuestros servicios, el fundamento jurídico de esta recopilación es que se necesita como parte del proceso para firmar un contrato y que ha solicitado usted.

  • Siempre que recopilemos información para permitir que el sitio web esté técnicamente disponible para usted, nos basamos en nuestro interés legítimo de ofrecerle un sitio web atractivo, que técnicamente funcione correctamente y que sea fácil de utilizar, así como para garantizar la seguridad de nuestro sitio web.

Información que recopilamos si utiliza un servicio para estudiantes, viviendas residenciales o empresas

Información personal que recopilamos:

Al registrarse o empezar a usar nuestro servicio, le pedimos cierta información personal básica para poder ofrecerle un servicio de Internet. Entre esta información se incluye su nombre completo, su ubicación, su número de teléfono y su dirección de correo electrónico, que podemos utilizar para identificarle. Si necesitamos realizar un cargo, también recopilaremos la información necesaria para este proceso.

También podemos recopilar cierta información, como la dirección MAC, sobre los dispositivos con los que se conecta a nuestro servicio, y esto puede estar asociado con la información identificable que mantenemos sobre usted.

También grabamos las llamadas que se realizan al servicio de atención al cliente con fines de supervisión y formación.  

Cómo utilizamos su información:

Utilizamos esta información:

  • Para autorizar su acceso a nuestra red.

  • Para notificarle por correo electrónico cada vez que llevamos a cabo un servicio que afecta al mantenimiento.

  • Para confirmar su identidad cuando llama a nuestro equipo de asistencia.

  • Para abordar los problemas de asistencia que usted plantea. 

  • Para realizar y procesar cargos.

  • Para mejorar nuestros servicios, pero intentaremos utilizar datos en forma anónima o agregados para ello.

  • Para cumplir las obligaciones legales o normativas (por ejemplo, para demostrar que le hemos enviado una factura y que hemos atendido a las reclamaciones correctamente).

  • Para asegurar la protección de nuestra red y nuestros servicios.

  • Para llevar a cabo el marketing de nuestros productos y servicios (en aquellos casos en los que tenemos los permisos correspondientes de conformidad con las leyes de protección de datos vigentes). 

  • Para gestionar nuestro acuerdo y resolver todos los conflictos relacionados con el mismo.

Base jurídica para esta recopilación:

Nos basamos en los siguientes fundamentos jurídicos para nuestra recopilación de información personal como parte de la prestación de nuestros servicios:

  • Que sea necesaria para la ejecución del contrato (es decir, para que podamos prestar el servicio, proporcionar asistencia para el mismo y facturarlo).

  • También tratamos sus datos personales para cumplir con otras obligaciones jurídicas a las que estamos sujetos en relación con la ejecución de su contrato. Entre estas se incluyen, concretamente, los periodos de retención en relación con las telecomunicaciones, o la legislación fiscal.

  • También podemos tratar su información personal para proteger nuestros intereses legítimos a fin de poder interponer demandas judiciales, defendernos en litigios jurídicos, o bien prevenir o esclarecer delitos penales.

  • En aquellos casos en los que hemos evaluado que nuestro uso de su información sería justo y no anularía su derecho a la privacidad, podemos tratar su información personal tal cual en nuestros "intereses legítimos" de utilizar la información de una manera concreta sin su permiso (por ejemplo, para proteger nuestra red contra ciberataques, permitir que nuestro negocio crezca o desarrollar mejores productos). Pero cuando lo hagamos, usted podría tener derecho a oponerse.

  • En aquellos casos en los que registramos las llamadas, para hacerlo nos basaremos en nuestro interés legítimo de poder escuchar llamadas con fines de formación o calidad, o bien nos basaremos en su consentimiento explícito (en función del país desde el que se llame y las leyes de protección de datos vigentes a nivel local). 

Información que recopilamos cuando trabaja para nuestros clientes corporativos

Información que recopilamos:

Si trabaja para una empresa que recibe nuestros servicios, recopilaremos datos de contacto, como su dirección de correo electrónico y número de teléfono, así como información sobre su puesto en la empresa como parte de nuestro trato diario con usted. 

Cómo utilizamos su información:

Utilizamos esta información:

  • Para administrar y prestar los servicios.

  • Cuando debamos preparar, organizar y llevar a cabo las revisiones del servicio.

  • Como parte de la distribución y gestión del cargo de las facturas correspondientes a los servicios.

  • Para gestionar nuestro acuerdo y resolver todos los conflictos relacionados con el mismo.

  • Para responder o plantear consultas generales relacionadas con los servicios.

  • Para cumplir las obligaciones legales o normativas.

  • Como parte de nuestra investigación de mercado a fin de entender cómo funciona el mercado de nuestros servicios y, cuando esté permitido de conformidad con las leyes de protección de datos vigentes, a fin de ponernos en contacto con usted para informarle sobre otros servicios en los que podría estar interesado.

Base jurídica para esta recopilación:

Disponemos de la base jurídica necesaria para la ejecución de un contrato o como parte del proceso anterior para firmar un contrato y que ha solicitado usted. También podemos tener una base jurídica que nos permita tratar esta información para proteger nuestros intereses legítimos a fin de poder interponer demandas judiciales o defendernos en litigios jurídicos. 

Otros casos en los que recopilamos información 

  • Podemos recopilar información en línea disponible públicamente para generar clientes potenciales y aumentar nuestra comprensión de los mercados en los que operamos. Esta información puede incluir datos personales como nombres, puestos y detalles de contacto.

  •  En eventos del sector y el comercio, también podemos recopilar información personal sobre las personas que expresan interés en nuestros productos y servicios: de conformidad con las leyes de protección de datos vigentes, podemos utilizar esta información para generar clientes potenciales.

  •  También podemos recopilar documentos de identificación, tales como fotografías o grabaciones de CCTV, si visita nuestras instalaciones, especialmente las zonas protegidas, tales como nuestro centro de datos. Los documentos de identificación, como las fotos, se utilizan para controlar que las personas que solicitan acceso tienen la autorización adecuada, y las grabaciones de CCTV solo se utilizan para prevenir, detectar e investigar el acceso de personas no autorizadas. Solo se revisarán en aquellos casos en los que se sospecha que se ha producido dicho acceso no autorizado.

En aquellos casos en los que hemos evaluado que nuestro uso de su información sería justo y no anularía su derecho a la privacidad, tenemos una base jurídica que nos permite tratar su información personal tal cual en nuestros "intereses legítimos" de utilizar la información de una manera concreta (por ejemplo, para proteger nuestra red contra ciberataques, permitir que nuestro negocio crezca o desarrollar mejores productos). Pero cuando lo hagamos, usted podría tener derecho a oponerse.

Si recopilamos información de otras maneras, proporcionaremos un aviso de privacidad específico para dicha recopilación.

CON QUIÉN COMPARTIMOS SU INFORMACIÓN

Compartimos la información con los siguientes destinatarios:  

Proveedores

Utilizamos empresas y personas individuales para llevar a cabo funciones en nuestro nombre. Estos terceros proveedores de servicios podrán acceder a la información personal necesaria para llevar a cabo sus funciones, pero no pueden usarla para otros fines. A continuación aparecen los detalles de los proveedores con los que colaboramos habitualmente:

  • Compartimos información con proveedores de cargos. Si realizamos un cargo en una tarjeta como parte del proceso de registro, este lo procesa Stripe.  Si establece una domiciliación bancaria, se compartirá su información con Smart Debit.

  • Puede que utilicemos un sistema de terceros (Mailjet) para procesar las notificaciones.

  • Utilizamos Amazon Web Services (AWS) a fin de alojar nuestro portal de registro para nuestros servicios de estudiantes y residenciales. No almacenan ni capturan ninguna información de pago; todos los datos personales se eliminan cuando haya finalizado el registro. 

AWS, Mailjet, Smart Debit y Stripe se someten periódicamente a evaluaciones de riesgos, y están sujetos a acuerdos por escrito con nosotros en los que se describen cómo pueden utilizar los datos de los usuarios para garantizar que cumplen las leyes de protección de datos vigentes. La sede de Stripe se encuentra en EE. UU., pero esta empresa está sujeta a las garantías adecuadas destinadas a proteger los derechos de privacidad de los usuarios y proporcionarles recursos en el caso improbable de que se produzca un uso indebido de sus datos, de manera que la información se transfiera de conformidad con las leyes de protección de datos vigentes.

Ocasionalmente, también podemos utilizar otras empresas y personas individuales para llevar a cabo funciones en nuestro nombre. Todos estos proveedores de servicios se someten periódicamente a evaluaciones de riesgos, y están sujetos a acuerdos por escrito con nosotros en los que se describen cómo pueden utilizar los datos de los usuarios para garantizar que cumplen las leyes de protección de datos vigentes.

Puede pedirnos que demostremos que estas transferencias de datos se llevan a cabo de la forma adecuada, a menos que con ello se ponga en peligro la seguridad de los datos.

Proveedores de servicios

Si tiene problemas para acceder a un determinado servicio de terceros o utilizarlo, es posible que compartamos su información con ese proveedor para que podamos resolver conjuntamente el problema que está teniendo. Si no desea que lo hagamos así, solo tiene que comunicárnoslo.  

Proveedores de alojamiento

Si es usted un cliente estudiante, podemos compartir su nombre y ubicación con su proveedor de alojamiento cuando vayamos a tratar algún tema relacionado con sus tickets de asistencia abiertos o cerrados. También podemos compartir estos detalles con ellos si prevemos que su experiencia de servicio se va a ver afectada por algo y no hemos podido ponernos en contacto con usted; de esta forma, su proveedor de alojamiento también puede intentará ponerse en contacto con usted, y ambas partes podremos asegurarnos de que recibe un buen servicio. Nosotros requerimos que todos los proveedores de alojamiento gestionen esta información de forma segura, y solo con fines de ayudar a resolver el problema o entender los problemas a los que los estudiantes se enfrentan habitualmente.

Organismos encargados de hacer cumplir la ley

Compartiremos sus datos con los organismos encargados de hacer cumplir la ley, otras autoridades o terceros autorizados si así se requiere según la ley vigente, por una orden judicial vigente o en aquellos casos en los que sentimos que se está cometiendo un delito.

Otras empresas del grupo

Podremos compartir información entre diferentes áreas de nuestro grupo como parte de la administración de nuestro negocio. Si compartimos nuestros datos con una empresa ubicada en otro país, nos aseguraremos de que esta acción se lleve a cabo de conformidad con las leyes de protección de datos vigentes.

Un nuevo propietario de negocio

Si hay un cambio (o cambio esperado) respecto a quién es dueño nuestro o de cualquiera de nuestros activos, podríamos compartir su información personal con el nuevo (o posible nuevo) propietario. Si lo hacemos, tendrán que mantener la confidencialidad de la información.

DURANTE CUÁNTO TIEMPO ALMACENAMOS SUS DATOS

Cuando visita nuestro sitio web

Al utilizar nuestro sitio web solo para fines de información, almacenamos sus datos personales en nuestros servidores exclusivamente durante lo que dure su visita a nuestro sitio web. Cuando haya salido de nuestro sitio web, sus datos personales se eliminarán inmediatamente, pero la información no identificable puede guardarse durante un periodo más largo.

Las cookies que instalamos normalmente también se eliminan cuando haya salido de nuestro sitio web. Sin embargo, esto no se aplica a Google Analytics. Estas permanecen almacenadas durante 24 meses. También tiene la opción de borrar las cookies personalmente en cualquier momento.

Si usted es un cliente

Si usted es un cliente, tendremos que guardar sus datos mientras siga siendo nuestro cliente para poder prestarle nuestros servicios. También conservaremos su información personal (esto no incluye los registros de cargos) durante los 21 meses posteriores a su baja como cliente. Guardamos sus datos para:

  • Poder completar las auditorías financieras

  • Identificar clientes recurrentes

  • Análisis de productos y tendencias

  • Cumplir nuestras obligaciones legales y normativas, y demostrar dicho cumplimiento

  • Garantizar que podemos gestionar las demandas judiciales y defendernos en el caso de que tengan lugar estas demandas

Mantenemos los registros de cargos durante los 7 años posteriores a la fecha en que se realizó el cargo. Esta información solo contiene su nombre y los detalles de la transacción. Se guarda con fines de auditorías financieras y para garantizar que podemos gestionar las demandas judiciales o litigios jurídicos relacionados con estos cargos, y defendernos en el caso de que tengan lugar estos litigios y demandas.

Si trabaja para un cliente corporativo, guardaremos su información personal mientras gestionamos su cuenta y durante el plazo de prescripción posterior, que normalmente tiene una duración de hasta 6 años después de haber dejado de prestarle servicio.

Clientes potenciales

Si es un cliente potencial o solicita información sobre nuestros servicios, trataremos sus datos personales mientras gestionamos su consulta, y le mantendremos en nuestra lista de marketing durante 2 años, salvo que usted se oponga a ello. 

CÓMO PROTEGEMOS SU INFORMACIÓN

Hemos tomado las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la protección de los datos. Entre otras cosas, estas medidas sirven para impedir el acceso no autorizado al equipo técnico que utilizamos y para proteger su información personal del acceso no autorizado a la misma por parte de terceros. A fin de evitar el acceso no autorizado por parte de terceros a sus datos personales, la comunicación con nuestro sitio web está cifrada. 

Las medidas técnicas y organizativas se desarrollan constantemente, y se adaptan también continuamente a las prácticas recomendadas actuales del sector. 

SUS DERECHOS

Tiene un gran número de derechos importantes en virtud de la legislación de protección de datos vigente. 

En resumen, entre estos se incluyen los derechos a acceder a su información personal y pedirnos que corrijamos o eliminemos la información que guardamos. A continuación proporcionamos más información sobre cada uno de ellos. 

Podemos pedirle que pruebe su identidad cuando solicite ejercer cualquiera de estos derechos, para que sepamos que estamos tratando con la persona adecuada.

A cambio no le pediremos que pague ninguna tarifa, a menos que pensemos que su solicitud es infundada, excesiva o repetitiva. Cuando se necesite el pago de una tarifa, le informaremos de ello antes de proceder con su solicitud.

Nuestro objetivo es responder a todas las solicitudes válidas en el plazo de un mes. No obstante, puede que tardemos más tiempo si la solicitud es especialmente complicada o si ha enviado varias solicitudes. 

No siempre podemos hacer lo que nos pida; por ejemplo, puede que no podamos proporcionarle información en aquellos casos en los que, de hacerlo, el derecho a la privacidad de otra persona se viera afectado, así como tampoco podremos eliminar información en aquellos casos en los que tenemos la obligación legal de guardarla. 

Acceso a información personal

Puede pedirnos que:

  • confirmemos si tenemos o no su información personal, y si la estamos utilizando o no

  • proporcionemos una copia de su información personal

También puede pedirnos que proporcionemos esta información en un formato legible mediante máquina, tanto a usted como a cualquier otra empresa, pero solo en aquellos casos en los que utilizamos su información personal para ejecutar un contrato con usted, o bien en aquellos casos en los que le hemos pedido su consentimiento para usar su información personal. Este derecho no se aplica a ninguna información personal que guardamos o tratamos basándonos en nuestros intereses legítimos, o que no mantenemos en formato digital.

Retirada del consentimiento

Siempre tendrá derecho a retirar el consentimiento que nos ha dado para la utilización de su información personal (que, generalmente, no tiene que dar). 

Corrección/borrado de información personal

Puede pedirnos que:

  • corrijamos la información personal incorrecta que tengamos sobre usted (pero primero tendremos que verificar la precisión de la misma)

  • borremos su información personal, si piensa que ya no necesitamos utilizarla con los fines para los que la hemos recopilado

  • borremos su información personal; sin embargo, no puede hacer esto en aquellos casos en los que necesitamos la información para ejecutar nuestro contrato con usted 

Es posible que no siempre podamos cumplir su solicitud; por ejemplo, si tenemos que seguir utilizando su información personal para cumplir con nuestras obligaciones jurídicas o en aquellos casos en los que necesitemos utilizarla como parte de demandas judiciales.

Limitación de nuestro uso de la información personal

Puede pedirnos que limitemos nuestro uso de su información personal mientras investigamos si la información que considera incorrecta en realidad no lo es, o bien en aquellos casos en los que la información ya no es necesaria respecto a los fines para los que se recopiló, pero la necesitamos para interponer, ejercer o defender demandas judiciales.

Podemos continuar utilizando su información personal después de una petición de limitación si tenemos su consentimiento para utilizarla, si necesita utilizarla para interponer, ejercer o defender demandas judiciales, o si necesitamos utilizarla para proteger los derechos de otra persona o empresa.

Rechazo del uso de la información personal

Puede oponerse a determinado tratamiento de sus datos en aquellos casos en los que crea que sus derechos y libertades fundamentales relacionados con la protección de datos superan nuestro legítimo interés en el uso de la información. 

Si se opone, puede que sigamos utilizando su información personal si podemos demostrar que tenemos intereses legítimos convincentes para utilizarla.

Rechazo del marketing directo

También puede oponerse a la utilización de su información personal para fines de marketing directo en cualquier momento. 

Para ello, escriba a ASK4 Limited Devonshire Green House 14 Fitzwilliam Street Sheffield S1 4JL, Reino Unido, o utilice la función para cancelar la suscripción a las comunicaciones.

Derechos relacionados con la toma de decisiones automatizada

Actualmente no se toman decisiones sobre usted únicamente basándonos en medios automatizados (es decir, sin intervención humana) que podrían tener un efecto jurídico para usted o afectarle de forma significativa.

Si tomáramos tal decisión, puede tener el derecho a impugnar esa decisión, expresar su punto de vista y solicitar una revisión humana. 

ENLACES A SITIOS DE TERCEROS

Algunas secciones de nuestro sitio web contienen enlaces a las páginas web de terceros. 

Estos sitios web están sujetos a sus propios principios de protección de datos. No somos responsables del funcionamiento de los mismos, así como tampoco de las prácticas de gestión de datos de sus operadores; debe revisar las prácticas o políticas de privacidad de esos sitios antes de enviar cualquier información personal.

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Dispone de muchas maneras para ponerse en contacto con nosotros: por teléfono, correo electrónico, chat en directo y publicaciones. Puede obtener más información aquí.

También puede ponerse en contacto con nuestro responsable de protección de datos aquí: data-protection@ask4.com.

Esperamos poder resolver cualquier pregunta o preocupación que tenga sobre nuestro uso de su información. 

Si cree que no hemos logrado resolver su consulta o preocupación, también tiene derecho a presentar una reclamación ante el regulador de la protección de datos. En el caso del Reino Unido, puede acudir a la “Information Commissioner’s Office”

Si vive o trabaja en el Espacio Económico Europeo, puede presentar una reclamación ante el regulador de la protección de datos local en el estado miembro en el que reside y en el que tuvo lugar la supuesta infracción.


NUESTRAS ENTIDADES JURÍDICAS

Si el usuario vive y trabaja en...Nuestra entidad jurídica local responsable de sus datos es...

Reino Unido

ASK4 Limited

España

ASK4 Spain Limited a través de la sucursal: C/O Jorge Juan, N.º 30, 2, 28001 Madrid (España), de forma conjunta con ASK4 Limited

Irlanda

ASK4 Ireland Limited de forma conjunta con ASK4 Limited

Portugal

ASK4 Portugal Limited a través de la sucursal: R. Castilho 39, 8E, 1250-068, Lisboa (Portugal) de forma conjunta con ASK4 Limited

Polonia

ASK4 Poland Limited a través de la sucursal: C/O Domański Zakrzewski Palinka sp. K

Rondo 1 Building - 21st floor

00-124 (Varsovia) de forma conjunta con ASK4 Limited

Alemania

ASK4 Germany Limited a través de la sucursal: C/O Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Anna-Schneider-Steig 22

50678 (Köln) de forma conjunta con ASK4 Limited